L’efficience comme outil de prévention du Burnout

Être efficace voila le rêve de beaucoup de professionnels. Ce mot désigne la capacité d’une personne, d’un groupe ou d’un système à réaliser ses objectifs.

Être efficace suppose donc en premier lieu d’avoir des objectifs. Il est vrai que l’ensemble des personnes performantes et ayant réalisé de grandes choses, ont en commun d’avoir eu des objectifs dans les différents domaines de la vie.

Avoir des objectifs dans les départements suivants est donc un bon début : santé, vie personnelle, vie professionnelle, vie familiale, loisir, etc. … Si vous n’avez pas encore d’objectifs, je vous invite à lire mon article : « Avez-vous un but clairement défini ? » qui vous propose une méthode issue de la PNL pour définir vos objectifs.

Mascotte VRPSEfficacité vs efficience

Si l’efficacité est la capacité à réaliser les objectifs fixés à l’avance, l’efficience se caractérise pour le fait de les atteindre par une dépense minimale de ressources : personnelles, matérielles, financières, temporelles, organisationnelles, etc.

L’efficience consiste donc à optimiser l’ensemble des outils dont nous disposons pour parvenir à un résultat maximal.

Pour les organisations à but commerciales, l’efficience passe par un arsenal de mesures telles que : l’amélioration du service commercial, du service consommateur, du service après-vente ; les gains de productivité ; l’amélioration du service de recherche et développement ; la protection des salariés ; l’amélioration de la qualité de vie au travail ; la protection de l’environnement ; la simplification des processus et de la communication ; etc.

Quelques conseils d’optimisation du travail intellectuel

Voici quelques conseils pour ceux et celles d’entre vous qui doivent fournir un travail de type intellectuel au sein de leurs organisations :

  1. Planifier les taches récurrentes (réponse aux emails, envoi de devis, organisation du temps de travail, etc.)
  2. Ménagez-vous des temps de travail durant lesquels vous ne serez pas dérangé. Informez vos collaborateurs que le lundi matin, de 8h à 12h vous n’étés pas disponibles, fermez votre téléphone portable et décrochez votre fixe, coupez votre messagerie et prenez ce temps pour réaliser un travail de fond ou nécessitant une forte concentration intellectuelle.
  3. Utilisez un système de classification des priorités : 1 pour les taches importantes et urgentes, 2 pour les taches importantes et non urgentes, 3 pour les taches urgentes mais pas importantes et 4 pour celles qui ne sont ni urgentes, ni importantes.
  4. Déléguez : faites vous-même les taches importantes et urgentes, déléguez les autres et oubliez celles qui sont classées en 4.
  5. Apprenez à dire « Non ».
  6. Faites des pauses régulièrement. Notre cerveau n’est pas capable de rester concentré sur une tâche très longtemps. Il est donc important de faire des petites pauses, même de quelques minutes toutes les 60 à 90 minutes.
  7. Faites une ou deux heures de sport par semaines

Conclusion

L’efficience est d’abord et avant toute autre chose un état d’esprit qui s’apprend et qui s’entretient. S’interroger régulièrement sur les sources de perte d’énergie ou de trop grande consommation d’énergie permet d’éviter le stress et donc de prévenir les risques psychosociaux comme le harcèlement ou le burnout.

Vous pouvez aussi apprendre à utiliser la loi de Pareto, également appelé le principe des 20/80 : 20% de l’effort produira 80% du résultat, dans l’organisation de votre travail. Pour cela, commencer par renoncer aux 80% d’efforts qui ne produiront que 20% du résultat et concentrez-vous sur les 20% nécessaire à la réalisation de vos objectifs professionnels.

Je vous recommande également la lecture du livre Timothy FERRISS la semaine de 4 heures, qui bien que discutable au niveau éthique, propose néanmoins une quantité d’outils intéressants en matière d’optimisation du travail.

Enfin, je vous invite à partager avec moi dans les commentaires ci-dessous vos idées et conseils d’optimisation du temps de travail.

À bientôt.

Pierre COCHETEUX, partenaire de votre bien-être au travail.